Dans le domaine du bâtiment et du génie civil (BTP), ainsi que dans le secteur du gardiennage, le mémoire technique, la mémoire justificative ou la note méthodologique jouent un rôle crucial.
Qu’est ce qu’un mémoire technique
Chaque marché spécifique requiert généralement un mémoire technique, exigé par les acheteurs publics dans le cadre des offres soumises en réponse à une consultation. Destiné à évaluer la valeur technique de l’offre, ce document peut revêtir la forme d’un cadre de mémoire technique à compléter par l’entreprise soumissionnaire. Il détaille la manière dont l’entreprise répond aux exigences techniques et organisationnelles des travaux ou de la prestation objet du marché, telles que décrites dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP). Cet exercice, imposé par l’acheteur, permet à l’entreprise de mettre en avant sa valeur ajoutée de manière objective, plutôt que de simplement présenter une plaquette publicitaire. Il est important de noter que le nombre de pages peut être limité par le règlement de la consultation.
Les avantages d’un mémoire technique
Le mémoire technique est un élément essentiel de l’offre, permettant de se démarquer des concurrents et d’influencer la notation des critères d’évaluation. La difficulté réside dans la compréhension précise des attentes formulées.
Il est impératif de ne pas recourir à des exemples ou modèles de mémoires techniques standard, mais plutôt de personnaliser l’offre technique en fonction des besoins spécifiques de l’acheteur. Le copier-coller peut entraîner des conséquences négatives, comme le désarroi de l’acheteur ou la déclaration d’irrégularité de l’offre, notamment si le nombre de pages dépasse les limites fixées par le règlement de la consultation.
La rédaction du mémoire technique nécessite une approche efficace, claire et précise, adaptée aux demandes spécifiques du client. Il est crucial de comprendre que la valeur technique exprimée dans l’offre technique est particulièrement importante pour les marchés du bâtiment et du BTP, des services tels que le gardiennage, la sécurité, le nettoyage, les diagnostics amiante, les prestations informatiques, la formation professionnelle, ainsi que pour les marchés de fournitures comme les fournitures médicales ou de bureau.
En conclusion
En résumé, chaque lot devra être accompagné d’un mémoire technique rédigé de manière personnalisée. La présentation du mémoire technique au format PDF peut également être exigée.
Le plan de pages
Le plan de la page du mémoire technique peut inclure des éléments tels que les exigences récurrentes adaptées à la consultation, la différenciation avec un mémoire technique spécifique, la terminologie utilisée (note méthodologique, offre technique, etc.), l’intérêt de l’offre technique, les critères de choix des offres, la présentation, la trame, les erreurs à éviter, les mises en garde logiques, les exigences du mémoire dans la réponse, l’obligation de personnalisation, des exemples de trames issus de règlements de consultation, la non-communicabilité de l’offre technique, et des considérations sur la jurisprudence.
Il est essentiel de souligner que certaines exigences générales peuvent sembler récurrentes, mais doivent être adaptées au contexte spécifique de la consultation. Par exemple, pour des travaux, des critères liés aux moyens humains, matériels, à la méthodologie, à la sécurité, aux aspects sociaux et environnementaux, au planning, à la qualité, au service après-vente, et aux fiches techniques peuvent être requis. Il est déconseillé d’adopter un plan-type, car chaque client peut avoir des attentes particulières.
L’objectif de l’offre technique est de se distinguer des concurrents. Il est primordial que le document produit soit spécifique et personnalisé selon les exigences du maître d’ouvrage. L’utilisation de méthodologies efficaces, la réponse précise aux demandes sans excès publicitaire, la rédaction et la présentation appropriées du document sont des éléments clés. Le mémoire technique doit être spécifique et ne pas suivre une approche généraliste ou stéréotypée.
La terminologie utilisée varie, mais l’ensemble englobe des expressions telles que mémoire technique, mémoire explicatif, mémoire technique justificatif, note méthodologique, proposition technique, offre technique, etc., en fonction du choix de l’acheteur. Contrairement à la candidature, qui est encadrée par des formulaires standard, le mémoire technique ne dispose pas d’une trame-type, ce qui peut entraîner des difficultés d’encadrement des réponses attendues par les acheteurs.
En conclusion, la rédaction du mémoire technique nécessite une approche personnalisée, claire et précise, en adéquation avec les attentes spécifiques du client.
Intérêt de l’offre technique
Le mémoire technique, dans le cadre d’un marché public, constitue un élément essentiel de l’offre de l’entreprise. Il permet de détailler des aspects techniques ou organisationnels liés aux fournitures, services ou travaux concernés. Cette pièce offre à l’acheteur une meilleure appréciation de la qualité technique de l’offre ainsi que de la valeur ajoutée qu’elle propose.
Pièce qui est ou non rendue contractuelle
L’offre technique peut être ou non rendue contractuelle en fonction des dispositions des documents de la consultation. Par défaut, elle est répertoriée dans les pièces contractuelles des Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG). Souvent, l’offre technique peut se matérialiser par la demande d’un mémoire technique, mais cela dépend des spécificités du règlement de consultation.
Critères de choix des offres généralement pondérés intégrant la qualité
Les critères de choix des offres sont généralement pondérés, avec une importance accordée à la valeur technique, souvent dans une fourchette de 30 à 70%. Cette pondération souligne l’importance pour les entreprises de soigner la rédaction du mémoire technique, car il influence significativement les chances de remporter l’appel d’offres. Les critères d’attribution du marché incluent des aspects qualitatifs, environnementaux et sociaux, conformément à l’article R2152-7 du Code de la commande publique.
Présentation, cadre de mémoire technique (CMT), trame, …
Cadre de mémoire technique
L’acheteur n’est pas contraint par une obligation formelle en ce qui concerne la présentation du document. Il peut fournir une trame de mémoire technique au sein du dossier de consultation des entreprises, basée sur le cahier des charges. Cette trame guide les entreprises dans la rédaction de leurs réponses, facilitant ainsi l’examen et la comparaison des offres. La clarté des consignes dans les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) est cruciale pour éviter des confusions et des contradictions difficiles à gérer par l’entreprise soumissionnaire.
Présentation de l’entreprise
La présentation de l’entreprise n’est généralement pas exigée à ce stade par les acheteurs. Cependant, l’entreprise peut inclure une brève présentation, bien que les principaux éléments soient déjà présents dans les pièces de la candidature.
Présentation visuelle du document
La présentation visuelle peut jouer un rôle crucial dans l’impact du document. Il est recommandé d’inclure une page de garde personnalisée, une table des matières automatique, une hiérarchisation claire des titres, l’utilisation d’une seule police de caractères, l’intégration de tableaux, graphiques et illustrations, ainsi que la gestion d’annexes numérotées. Convertir le document en format PDF assure une distribution uniforme et une présentation cohérente sur différentes plateformes.
Faites relire le document par un collègue ou à une personne habituée à l’exercice
La relecture par un pair est essentielle pour identifier des zones d’amélioration. Indiquer clairement les points à examiner facilite le processus et contribue à une compréhension plus claire de la proposition technique.
Erreurs à éviter pour rédiger un mémoire technique
Mises en gardes logiques de certains acheteurs
De plus en plus, les acheteurs mettent en garde contre l’utilisation de « mémoires techniques types », soulignant que chaque mémoire doit être spécifiquement adapté aux besoins de l’acheteur. Les erreurs classiques à éviter incluent l’utilisation de modèles standard, l’incorporation d’exemples génériques, le copier-coller sans adaptation, l’inclusion d’aspects publicitaires et l’utilisation excessive de jargon technique. La règle impérative est de recenser clairement les exigences de l’acheteur et d’adapter le mémoire en conséquence.
Un nombre de pages parfois limité
Certains dossiers de consultation limitent le nombre de pages des offres techniques pour éviter des documents volumineux et non pertinents. Cette pratique peut être contractuellement risquée pour l’entreprise.
L’acheteur doit vérifier les éléments de la réponse technique
L’acheteur est responsable de vérifier la fiabilité des informations fournies dans le mémoire technique. Il doit s’assurer de la conformité avec les exigences du cahier des charges et la clarté des explications, contribuant ainsi à une évaluation objective des offres.